Oltre alla digitalizzazione della gran parte dei documenti che vengono trattati all’interno dell’azienda, negli ultimi anni abbiamo visto e vissuto un importante aumento nell’utilizzo di applicativi e di interfacce web a disposizione dei clienti soprattutto di aziende del settore bancario, assicurativo e utilities.
Come conseguenza questo ha comportato un considerevole aumento del volume dei documenti, strutturati e destrutturati, in entrata nelle aziende. Parallelamente con la tendenza alla disintermediazione che è in atto, le società si stanno avvicinando ai clienti e, per esempio, i documenti necessari per aprire un conto corrente, piuttosto che attivare una polizza, richiedere un finanziamento o fare onboarding, vengono caricati sui processi di business in prima persona da parte degli utenti in modalità “self service”.
Si stanno muovendo in questa direzione le grandi aziende maggiormente strutturate e nascono ogni settimana newco ovviamente con questo approccio. Come conseguenza questo provoca un importante impatto nella gestione documentale in quanto ciò che viene recepito dalle società attraverso mail, Pec o tramite upload da parte dell’utente, non può unicamente essere gestito ed immesso manualmente nei processi di business.
Si stima che il costo per gestire un documento manualmente è di circa 6-8 euro a documento, mentre attraverso l’utilizzo di soluzioni di Intelligent Document Processing o di AI powered OCR, tale costo si abbassa a meno della metà.
Quali sono i vantaggi?
1) meno errori in fase di inserimento dati, quindi maggior efficienza
2) riduzione dei tempi con cui si trattano i dati ricevuti, si risponde oppure ci si attiva, per esempio, per l’acquisizione della documentazione utile per una pratica. Tutto ciò ovviamente si riflette su una migliore customer experience
3) impiego del personale per attività più motivanti e meno ripetitive.